決裁様式
決裁様式は連携サービスから上がってくる承認リクエストのタイプ（フォーム）を定義する設定です。あらかじめ定義された原本のフォームを取得し、会社の方針に合わせて調整して使用します。
メニューの位置: 管理センター > 管理者ページ > 承認サービス > 決裁フォーム
⚠️ 承認サービスメニュー表示条件
설정 > 사용설정の승인서비스 사용여부が**使用(ON)**の場合のみ表示されます。
決裁様式とは？どのサービスのどのリクエストなのか、承認リクエスト画面にどの項目を表示するのか、いつ期限が切れ、どれくらい保管するのかをまとめた枠組みです。
메일 반출 요청(SHIELD Mail),업로드 승인·다운로드 승인(SHIELD Drive)はそれぞれ1つの決 済フォームです。(企画·API文書ではカテゴリーと表記します。)
提供される決済フォーム
| 名前 | コード | サービス | 何を決済するのか |
|---|---|---|---|
| メールの持ち出しリクエスト | SM-SND | SHIELD Mail | 外部に送信されるメールの送信 |
| アップロード承認 | SD-UPL | SHIELD Drive | 承認対象のリポジトリにファイルをアップロードすること |
| ダウンロード承認 | SD-DWL | SHIELD Drive | リポジトリからファイルをダウンロードすること |
SHIELD Drive形式の基本ポリシー— 持ち込んだ後、会社の方針に合わせて変更できます。
| 項目 | デフォルト値 |
|---|---|
| リクエストの有効期限 | 14日 |
| 期限後の処理 | 自動返却 |
| 保存年限 | 2年 |
| 決裁段階 | 1ステップ |
| 部分決済 | 使用しない |
💡 アップロードとダウンロードがフォーム2つに分かれている理由決裁線 · 有効期限 · 保存ポリシーは様式単位に決まります。二つのリクエストを一つのフォームにまとめると「アップロードはチームリーダー 、ダウンロードはセキュリティ担当者」のように異なる運用はできません。必要に応じて二つのフォームを同じ値にしても良いですし、異なる設定にしても構いません。
💡 SHIELD Driveを導入していなかったら二つのフォームを取得しても、リクエストは作成されません。リクエストはSHIELD Driveで発生します。
固定値と会社設定値
決裁様式の項目は固定値と会社が定める値に分かれます。
| 区分 | 項目 | 会社で修正 |
|---|---|---|
| 固定値 | 名前 · コード · サービス | 不可 (閲覧のみ) |
| 固定値 | 入力項目 (承認リクエスト画面に表示する項目) | 不可 (表示されていません) |
| 会社設定値 | テンプレート (リクエストメールの件名 · リクエスト内容) | 可能 |
| 会社設定値 | 有効期限 · 保存ポリシー | 可能 |
| 会社設定値 | 部分決済完了時の処理 | 可能 |
| 会社設定値 | 決裁様式の活性状況 | 可能 |
- 会社で**フォームを新しく作成したり削除したりすることはできません。**必要なフォームを取得し、使用しないフォームは無効にして停止します。
- 持ち込まれたフォー ムは会社が独立して保有するため、設定を変更しても原本や他の会社に影響を与えません。
⚠️ **取得した後、元の形式が変更されても反映されません。**既に取得したフォームには変更が適用されません。反映が必要な場合は担当者にお問い合わせください。
⚠️ **元のフォームが削除されても、会社のフォームは維持されます。**既に取得したフォームとそのフォームで進行中の承認リクエストはそのまま残ります。
💡 原本のフォームを登録・管理する手順は決裁様式 (マスター)ドキュメントを参照してください。(システム管理者専用)
始める — 承認フォームを取得する
承認サービスを初めて開くと、リストは空です。가져온 결재 양식이 없습니다.案内が表示されます。フォームを取得する必要があります。そのサービスの承認リクエストを受け取るために。
- 左上
[⊕ 결재 양식 가져오기]をクリックします。 결재 양식 가져오기ウィンドウで使用するフォームをチェックします。名前・サービスが表示され、複数件を一度に選択でき、ヘッダーのチェックボックスで全選択されます。[가져오기]をクリックします。下部に결재 양식 가져오기 완료案内が表示され、リストに追加されます。
活性化前に必ず行うこと — 決裁線登録
⚠️ **決裁線を先に登録した後に活性化してください。**양式をアクティブに変更した瞬間から連携サービスで承認リクエストが生成されます。その決裁タイプに適用する決裁ラインが一つもない場合、リクエストは全て
요청 보류ロが積み重なり、ユーザーは作業がなぜ止まったのかを知るのが難しいです。
推奨順序
- フォームを取得します。(取得直後は非アクティブ状態です)
결재선メニューで該当決裁タイプの基本決裁線を登録します。部門ごとに異なる場合はグループ決裁線も一緒に登録します。- テンプレート · 有効期限 · 保管ポリシーを会社のポリシーに合わせて確認・修正します。
결재 양식 활성 여부を開きます。
⚠️ SHIELD Driveは二つの形式それぞれ登録する必要があります。
업로드 승인エマン決裁線を登録して다운로드 승인を有効にすると、ダウンロードリクエストのみ요청 보류で止まります。
💡 すでに
요청 보류ロに積まれた件は決裁線を登録すると自動的に適用されます。急ぎの件は전체 승인함で決裁者を直接指定して解決することができます。
⚠️ **取得したフォームは非アクティブ状態で登録されます。**会社のポリシーに従ってテンプレート・保存期間などを確認・修正した後
결재 양식 활성 여부をオンにする必要があります。実際に承認リクエストが生成されます。
💡 **既に取得したフォームはリストに再表示されません。**同じ形式を重複して取得することはできません。
💡 リストに必要なフォームがない場合はまだ配布されていないか、配布が中止されたフォームです。担当者にお問い合わせください。
画面構成
検索
左上のフィルター3つでリストを検索します。
| フィルター | 指定方法 | 説明 |
|---|---|---|
| 名前 | 直接入力 (複数) | 決裁様式名 |
| サービス | リストから選択 | サービスに属するフォーム |
| 決裁様式の活性状況 | リストから選択 | アクティブ / 非アクティブ |
右上に全体件数が表示され、リフレッシュボタンでリストを再読み込みします。適用した条件は필터 초기화一度に解除しま す。
リスト
| カラム | 説明 |
|---|---|
| 名前 | 決裁様式名。クリックすると右側に詳細画面が開きます。 |
| コード | 文書番号の接頭辞。例)SM-SND · SD-UPL · SD-DWL |
| サービス | 例)SHIELD Mail · SHIELD Drive |
| リクエストの有効期限 | 承認リクエストが期限切れ処理されるまでの期間 |
| 期限後の処理 | 期限切れのリクエストの自動処理方式 |
| 保存年限 | 決裁が完了したリクエストを保管する期間 |
| 決裁様式の活性状況 | トグル。リストから直接オンとオフを切り替えることができます。 |
| 修正された日付 | 最終更新日時 |
整列 — 이름 · 코드 · 서비스 · 결재 양식 활성 여부 · 수정된 날짜ヘッダーをクリックして昇順・降順を切り替えます。基本のソートは이름昇順です。ウィンドウ幅が狭い場合、一部のカラムが自動的に隠されます。
💡 コードはリクエスト番号の接頭辞になります。
SD-UPLフォームで作成されたリクエストはSD-UPL-2509-00007のように番号が付けられ、リクエスト番号だけでどのフォームかがわかります 。
決裁様式設定
一覧で名前をクリックすると、右側に詳細画面が開きます。기본 정보 · 템플릿 · 결재 처리 옵션 · 만료 · 보존 정책 · 결재 양식 활성 여부順に構成されており、項目ごとに修正可能な範囲が異なります。
| 区分 | 修正 |
|---|---|
| 基本情報 (名前 · コード · サービス) | 閲覧のみ |
| テンプレート (リクエストメールの件名 · リクエスト内容) | 修正可能 |
| 決済処理オプション（部分決済完了時の処理） | 修正可能 |
| 有効期限 · 保存ポリシー | 修正可能 |
| 決裁様式の活性状況 | 修正可能 |
| 入力項目 | 表示されていません |
基本情報
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 名前 | 決裁様式名。例)메일 반출 요청 · 업로드 승인 |
| コード | 文書番号接頭辞。例)SM-SND · SD-UPL |
| サービス | サービスに属する様式。例)SHIELD Mail · SHIELD Drive |
三つの項目は固定値それは変更できません。
テンプレート
承認リクエストが作成されると自動的に入力されるタイトルと内容の形式を定めます。
| 項目 | 適用される場所 |
|---|---|
| リクエストメールの件名 | 承認リクエストメールの件名、文書タイトル |
| リクエスト内容 | 承認リクエストのリクエスト理由 |
/項目を追加する
固定された文言だけを使うと、すべてのリクエストのタイトルが同じになってしまいます。リクエストごとに異なる値（発信者、メールタイトル、ファイル名など）は/ を入力します。
- 値を入れる位置にカーソルを置いて
/を入力します。 - 使用可能な項目がドロップダウンで表示されます。
- 項目をクリックすると、その位置にハングルの名前そのまま挿入されます。
- 承認リクエストが作成されると、その場所が実際の値で自動置換なります。
例示 — 메일 반출 요청フォーム
| 入力したテンプレート | 実際に作られる文言 |
|---|---|
[승인 요청] /발신자 님의 메일 반출 승인 요청 | [승인 요청] 홍길동 님의 메일 반출 승인 요청 |
/발신자 님이 /메일 제목 메일을 반출 요청했습니다. | 홍길동 님이 3분기 실적 보고 메일을 반출 요청했습니다. |
SHIELD Drive 形式の基本テンプレート
업로드 승인 · 다운로드 승인は次の形式で提供されます。そのまま使用しても、会社の文言に変更しても構いません。
| 様式 | リクエストメールの件名 | リクエスト内容 |
|---|---|---|
| アップロード承認 | ファイル名 | {요청자}님이 {저장소}에 "{파일명}" 파일 업로드를 요청했습니다. |
| ダウンロード承認 | ファイル名 | {요청자}님이 {저장소}의 "{파일명}" 파일 다운로드를 요청했습니다. |
ファイル名がタイトルである理由— 承認者がリストから何を承認するのかすぐにわかる必要があるためです。アップロードなのかダウンロードなのかはリストの결재 유형カラムが含まれます。
💡 **ファイル名は二重引用符で囲みます。**大括弧はファイル名に使用できない文字なので、ファイル名の始まりと終わりを区別するのに安全です。
⚠️ **一つのリクエストにファイルが複数ある場合、タイトルは最初のファイル名になります。**残りのファイルはリクエストの詳細と通知メールの表で確認します。
使用可能な項目
ドロップダウンに表示される項目はその決済フォームに定義された入力項目です。フォームごとに異なり、連携サービスに合わせて定められた固定値です。
메일 반출 요청フォームの例:
| 項目 | 置換される値 |
|---|---|
| メールの件名 | 出荷しようとしているメールの件名 |
| メールの内容 | メール本文 |
| 発信者 | メールを送信した人 |
| 受信者数 | 受取人の人数 |
업로드 승인 · 다운로드 승인フォームの例:
| 項目 | 置換される値 |
|---|---|
| リクエスター | ファイルをアップロードまたはダウンロードしようとしている人 |
| リポジトリ | 対象ストレージ名 |
| 対象経路 | ファイルがある（またはアップロードされる）パス |
| リポジトリの用途 | 공통함 · 개인함 · 공유함 · Teams함 |
| 保存所のセキュリティ等級 | リポジトリに設定されたセキュリティレベル |
| ファイル | ファイル名 · ファイルサイズ · ファイル確認 |
⚠️ **ドロップダウンで選択した項目のみが置換されます。**項目名を直接タイプすると、そのまま残ります。必ず
/を入力してリストから選択してください。
⚠️ **値がない場合は空白で埋められます。**サービスがその値を渡さなかったリクエストでは、その場所が空になるため、文が不自然になる可能性があります。文が途切れないように前後の文を一緒に書いておいてください。
決裁処理オプション — 部分決裁完了時の処理
決裁者が要求項目の中で一部だけ承認し、残りを却下したとき、そのリクエスト全体をどのように終了するかを決定します。
| 値 | 結果 |
|---|---|
| 返却処理 | 1. どれか一つでもペットがいる場合、リクエスト全体をペットで終結 |
| 承認処理 | 承認された項目のみ反映し、リクエストは承認で終結 |
例えば受信者3人のうち2人だけが承認したメールの持ち出しリクエストは、 승인 처리面 2名にのみ発送されて반려 처리面は発送されません。
💡 この項目が表示されない場合該当決裁様式に部分決裁対象指定された入力項目が一つもない場合です。部分決裁が成立しないため、設定も表示されません。
업로드 승인·다운로드 승인これに該当し、全体承認または全体却下のみで処理します。
有効期限 · 保存ポリシー
承認リクエストが処理されずに放置されたり、処理が完了した文書をどれくらい保管するかを決定します。
| 項目 | 選択範囲 |
|---|---|
| リクエストの有効期限 | 1 · 3 · 7 · 14 · 30 · 60 · 90일中選択するか、ドロップダウンの下部に日数を直接入力 |
| 期限後の処理 | 자동 승인 · 자동 반려 · 자동 취소 |
| 保存年限 | 1년 ~ 5년または무기한 |
| 期限後の処理 | 動作 |
|---|---|
| 自動返却 | 満了時点に反故で終了。リクエスターが再度提出する必要があります。 |
| 自動キャンセル | 有効期限時点でリクエスト自体をキャンセル処理 |
| 自動承認 | 満 了時点で承認で終了します。決裁者が処理しなくても通過します。 |
⚠️
자동 승인**慎重に選んでください。**誰もレビューしていないリクエストは、期間経過だけで通過します。メールの持ち出し、ファイルのアップロード・ダウンロードのようなリスクのあるリクエストには推奨しません。
⚠️ **政策の変更は遡及しません。**有効期限・保存値は、承認リクエストが作成される時点で文書にコピーされます。ポリシーを変更しても、すでに作成されたリクエストには適用されず、その後作成されるリクエストから適用されます。
💡 **有効期限はユーザーの体感に直結します。**SHIELD Drive フォームは基本的に14日間であり、期限が切れると自動的に却下されます。リクエスターはその間ファイルを使用できないため、会社の承認処理の速度に合わせて調整してください。
💡
무기한にすると保存期間が過ぎても文書が削除されず、引き続き保管されます。
決裁様式の活性状況
このフォームで承認リクエストを受けるかどうかを決定するトグルです。詳細画面とリストの両方でオンとオフを切り替えることができます。
| 状態 | 動作 |
|---|---|
| アクティブ (ON) | 連携サービスでこのタイプの承認リクエス トが生成されます |
| 非活性 (OFF) | このタイプの承認リクエストは生成されません。 |
活性に変更すると、即座に適用され、非アクティブに変更する際は確認ウィンドウこれが表示されます。
⚠️ 活性化する前に決裁線が登録されているか確認してください。決裁ラインなしで活性化すると、リクエストが
요청 보류に積まれます。上活性化前に必ず行うこと — 決裁線登録手順に従ってください。
⚠️ **非アクティブにしても進行中のリクエストはそのまま進行します。**既に上申されたリクエストは正常に承認・照会でき、新規作成のみが制限されます。
保存
修正後下部[저장]をクリックします。[취소]を押すと変更が保存されません。保存すると수정된 날짜が更新されます。
💡 注意事項
- 活性化前に決裁線を登録してください— なければリクエストがすべて
요청 보류ロが積み重なります。SHIELD Driveはそれぞれの形式が必要です。 - 取得した直後は非アクティブです— テンプレート·保存期間を確認·修正した後、アクティブにしてください
- フォームを作成したり 削除したりすることはできません— インポートとアクティブ状態のトグルで運営します
- 名前 · コード · サービス · 入力項目は固定値です— 会社では変更できません
- テンプレート項目は必ず
/を選択してください— 直接入力した名前は置換されません - 期限後の処理
자동 승인慎重に— 検討なしに期間経過のみで承認されます - ポリシーの変更は、以降のリクエストから適用されます— 既に生成されたリクエストは変更されません
- 元のフォームの変更は自動的に反映されません— 取得した後は、会社が独立して保有します
- すべての変更はログに記録されます— 取得·修正の行為者と視点が残ります